Warum wir Brötchen backen besser dem Bäcker überlassen

Schauen wir uns einen typischen Sonntagmorgen an. Wir liegen unterschiedlich lange, aber doch länger als üblich, im Bett. Dann gibt’s das große Frühstück der Woche. Wichtigste Zutat: die Brötchen. Schon gibt’s zwei Möglichkeiten - selber machen oder zum Bäcker gehen. Nun könnten Sie natürlich, weil Sie so einiges zum Kerngeschäft Ihres Frühstücks zählen, den Teig aufsetzen, kneten, backen. Sie könnten die Kuh melken, die Butter stampfen und den Käse ansetzen, das Schwein schlachten und die Wurst zubereiten, den Kaffee anbauen, ernten und mahlen. Sie könnten die Haselnüsse aufsammeln und in Nutella verwandeln. Aber macht das jeden Sonntag Sinn? Haben wir die Zeit? Haben wir die Erfahrungen? Ist das alles wirklich unser Kerngeschäft, auch wenn es zu einem reichhaltigen Frühstück gehört? Das Auslagern von Dienstleistungen bietet viele Vorteile, zu denen nicht nur ein schönes, ausgiebiges Sonntags-Frühstück zählt! Was kann ausgelagert werden? Neben kaufmännischen Dienstleistungen wie Termin-Vereinbarung durch Call-Center, Marketing-Beratung für Kampagnen oder ganze Firmenauftritte, Lohnbuchhaltung etc. können auch technische Dienstleistungen ausgelagert werden. Viele Firmen fertigen ihre elektronischen Produkte nicht selber, sondern überlassen das EMS-Dienstleistern. Einige Firmen gehen weiter und lagern auch die Entwicklung, das Leiterplatten-Layout und das mechanische Design aus. Welche Vorteile bietet die externe Beauftragung? Als Dienstleister für Elektronik-Design und Fertigungsservice kriegen wir ja oft mit, warum Kunden zu uns kommen. Hier die am häufigsten genannten Gründe:

• Kapazitätsprobleme treten auf, wenn Mitarbeiter krank werden oder das Unternehmen verlassen ODER wenn Sie einfach mehr Ideen und Projekte als freie Mitarbeiter haben.
• Fehlende Spezialisierung wird nicht gerne angegeben, tritt aber trotzdem auf. Denken Sie ans Sonntagsfrühstück: nicht jeder kann Spezialist im Brötchenbacken, Käsestampfen und Schweine-Schlachten gleichzeitig sein. Was ist Ihre Spezialität, das Brötchenbacken oder das Brötchen belegen, essen und dabei gute Laune haben?
• Flexibler Ressourcen-Einsatz: Sie können auf Spezialisten zugreifen, wenn sie tatsächlich benötigt werden
• Geld sparen ist ein Vorteil, dessen Tragweite oft nicht klar ist. Ihr Vorteil beim Auslagern ist, dass Sie nur den tatsächlichen Arbeitsaufwand bezahlen. Sie vergüten NICHT den Urlaub, die Meetings, die Schulungs- und Krankheitstage und evtl. Leertage der Mitarbeiter beim Dienstleister. Sie brauchen KEINE Software anschaffen und warten, Sie brauchen KEINE Schulungen für die Software bezahlen und dazu auch KEINE Reisekosten und Abwesenheit, Sie brauchen KEINE Schreibtische, Stühle und Rechner für externe Mitarbeiter usw.

Über diesen letzten Punkt wird oft nicht genug nachgedacht. Ein durchschnittlicher Vollzeit-Layouter beispielsweise schafft im Jahr je nach Auftragsgröße 20-50 Leiterplatten-Layouts. Wenn Ihr Unternehmen nun keine 20-50 Layouts im Jahr hat, wie soll sich ein vollbeschäftigter Layouter für Sie lohnen? Nun sagen manche, mein Layouter ist in Wirklichkeit Entwickler - und layoutet bei Bedarf. Das entspräche einem Bäcker, der nebenbei Schweine schlachtet. Das bedeutet auch, dass der Entwickler manchmal wichtige Sachen entwickelt - und dann trotzdem just in diesem Moment dringendst zu layouten hat. Die EDA-Software, die zum Layouten benötigt wird, kostet voll in Anschaffung und Wartung, wird aber nur in Teilzeit genutzt. Und wer kann schneller Brötchenteig kneten, der Bäcker oder der Hobbykoch? Was dagegen spricht Beim Vertrieb unserer Dienstleistungen hören wir natürlich oft Einwände, die mögliche Kunden gegen unsere Beauftragung haben. Wie wir damit umgehen, zeigt die folgende Auflistung:

• Sicherheit: Viele Unternehmen haben Angst davor, ihr Know-How und ihre Daten außer Haus zu geben. Wir schließen mit Ihnen Geheimhaltungsvereinbarungen ab, bevor wir Ihre Daten sehen. Bei uns werden ihre Daten sicher gespeichert, mit gespiegelten Backups. Wir verschlüsseln Ihre Daten vor der Übertragung.
• Höhere Kosten: darüber haben wir oben gesprochen. Die Kosten für einzelne Aufträge erscheinen höher als wenn das jemand intern macht - logisch, denn die immensen Kosten einer internen Bearbeitung laufen woanders auf: Lohn, Krankheitstage, Urlaub, Bürofläche, Schulungen, Einrichtung, Rechner, Software und Wartung etc. Bei Beauftragung eines externen Dienstleisters zahlen Sie nur den tatsächlichen Aufwand - den Rest des Jahres aber nichts.
• Fehlende Kontrolle: Weil die externen Mitarbeiter ganz woanders sitzen, sei der Gedankenaustausch unmöglich. Wir haben für ein Unternehmen mehr als 280 Layouts gemacht - und durften deren Entwicklungs-Abteilung bis heute nicht betreten. Trotzdem scheint ja alles geklappt zu haben, sonst wären ja keine 280 Layouts beauftragt wurden.

Um guten Kontakt sicherzustellen, machen wir folgendes. Ab einer bestimmten Auftragsgröße gibt es ein Kick-Off-Meeting im Hause des Kunden (bei kleineren Aufträgen ggf. einen Konferenz-Call). Wir verwalten unsere Projekte mit einem webgestützten PM-Tool, zu dem wir Kunden einladen. Wir setzen auf moderne Kommunikation via Skype und Screencast unserer Bildschirme. Zudem erhalten Sie regelmäßig Arbeitsstände mit Bitte um kritische Prüfung und/oder Freigabe. Der Hauptvorteil: Das Qualitäts-Risiko wechselt den Besitzer Den größten Vorteil beim Auslagern von Dienstleistungen haben wir uns für den Schluss aufgehoben: bei externer Beauftragung wechselt das Qualitätsrisiko den Besitzer. Wenn Sie beispielsweise einen Ihrer Mitarbeiter mit einem Layout beauftragen, dann bleibt das Qualitäts-Risiko in Ihrem Unternehmen. Ihr Mitarbeiter layoutet, und wenn das am Ende nicht hinhaut, dann reden Sie mit ihm oder ihr, und er macht das Layout noch mal. Sie bezahlen beide Male, wo er am Layout sitzt - und evtl. auch die Produktion der Leiterplatten, die auf dem fehlerhaften Layout basieren (falls Sie es nicht vorher merken). Wenn Sie beispielsweise Layouts extern vergeben, wechselt das Qualitäts-Risiko zum externen Dienstleister. Logischerweise kann es auch dort passieren, dass ein fehlerhaftes Layout erstellt wird. Aber das bezahlen Sie erst, wenn es korrigiert wurde. Und da Layouts meistens nach Festpreis abgerechnet werden, bezahlen Sie den Mehraufwand für die Korrektur nicht mit. Bei externer Beauftragung bezahlen Sie das richtige Ergebnis. ----- Autoren: Gregor Groß, GF Marketing und Vertrieb und Natalia Bahancova, Marketing Projektmanagerin; alpha-board gmbh