Zu oft behaupten Lieferanten auf dem grauen Markt – unabhängige Händler oder Broker – dass sie den Engpass des Einkäufers beheben können; doch vielleicht haben sie das richtige Datums-Code, Chargen-Code nicht – nicht einmal den richtigen Anbieter. Die meisten Unabhängigen haben Richtlinien um diese Art von offensichtlicher Täuschung zu verhindern. Wenn der Verkäufer am Telefon jedoch einen erheblichen persönlichen Gewinn aus einem Deal ziehen kann, dann wird es furchtbar schwierig – wenn nicht gar unmöglich – diese Richtlinien auch durchzusetzen. Wichtig ist, wie und wann relevante Informationen gegeben werden. Bevor man auf den grauen Markt zurückgreift, sollte das Einkaufsteam ein Bewertungssystem haben, bei dem die Menge, Qualität und Aktualität der bereitgestellten Informationen. Das System kann so simpel wie etwa eine Excel-Tabelle sein. Es geht darum, Daten zu erfassen; wann geben Lieferanten auf dem grauen Markt Informationen aus, was für Informationen werden bereitgestellt und wie genau sind diese letztendlich. Einkäufer von Komponenten wissen genau was sie wollen. Wenn die Vorlaufzeiten der Hauptlieferanten zu lang sind, dann wenden sie sich an den grauen Markt – und die Spiele beginnen. Im Gegensatz zu ihren Franchise-Partnern, haben Broker und unabhängige Lieferanten in der Regel nicht alle Informationen gleich zur Hand. In der Gesamtheit ist der graue Markt so unzuverlässig, dass man nur das georderte Teil nur überprüfen kann, wenn es denn bei Ihnen aufgetaucht ist. Das schafft jede Menge an Verzögerungen und Fehlinformationen. Wie würde eine perfekte Welt aussehen? Welche Informationen benötigen Einkäufer um schnelle – und bessere – Entscheidungen treffen zu können? Einkäufer haben überschaubare Bedürfnisse: Verfügbarkeit, Übereinstimmung (Konformität), Umschlagzeit und Preise. Verfügbarkeit bei der Engpassbeschaffung ist einfach: die Komponenten sind auf Lager und sofort lieferbar. Konformität kann mehrer Merkmale haben: Datums-Code, Chargen-Code, RoHS-Status des Artikels, etc. Umschlagzeit und Preise sind ohne weiteres verständlich. Obwohl ein Einkäufer den einzelnen Informationen bei jedem Geschäft eine andere Wichtigkeit zuordnen kann (und wird), sind alle Elemente für einen Einkäufer absolut notwendig. Ohne kann für eine Bestellung nicht genug Vertrauen aufgebaut werden. In einer perfekten Welt würden Lieferanten all diese Informationen vorab herausgeben, damit der Einkäufer das Gesuchte herausfiltern kann. Das passiert im Franchise-Vertrieb: vollständige Informationen werden vorab präsentiert und das Vertrauen des Einkäufers in die Richtigkeit der Daten und die Zuverlässigkeit der Systeme schließen den Deal dann normalerweise ab. In einem unvollkommenen grauen Markt haben Lieferanten auch unzureichende Informationen und sind von unzuverlässigen Prozessen abhängig. Dadurch müssen Einkäufer bei jedem Schritt Nachforschungen betreiben – die erhaltenen Informationen verifizieren und auf Glaubwürdigkeit bewerten. Dies ist ein langsamer und stressiger Prozess, der auch noch ziemlich viel Zeit in Anspruch nimmt. Jemand der all diese Informationen für den Einkäufer schon früh im Prozess zur Verfügung stellt und dann die Aufträge zuverlässig ausführt, hat gegenüber anderen einen entscheidenden Vorteil. Das ist auch ein Grund, warum Katalogvertriebe in den letzten Jahren so erfolgreich waren. Tipp 4 dieser Serie ist also: Einkaufsabteilungen sollten die Lieferanten bewerten; nach Menge, Qualität und Aktualität der bereitgestellten Informationen. Für jede Transaktion (Bestellung) dokumentiert der Einkäufer was versprochen und was letztendlich geliefert wurde (eventuell auch die Genauigkeit). Häufige Überprüfungen – gebunden an die Liste der genehmigten (bevorzugten) Lieferanten – werden zeigen, bei welchen Lieferanten Zeit gespart werden kann und das Risiko minimal ist. Bei regelmäßiger Verwendung können Prozessmuster aufgedeckt werden, welche die Engpassbeschaffung einfacher, zuverlässiger und schneller machen. Autor: John P. Brown ist Mitbegründer und Vice President für Marketing und Strategie bei Verical ----------------------------------------- Dieser Artikel ist Teil einer Serie: Teil 1: Sieben Herausforderungen bei der Engpassbeschaffung Teil 2: Tipp 1: Der erste Schritt bei der Engpassbeschaffung: Vertrauen Teil 3: Tipp 2: Geschwindigkeit bei der Auswahl der Zulieferer Teil 4: Tipp 3: Was ist der Real Deal? Teil 5: Tipp 4: Lieferanten nach Qualität und Aktualität der Informationen bewerten Teil 6: Tipp 5: Transparente Preisgestaltung bei Katalogen