Notwendig wird diese Dokumentation zum Nachweis der Einhaltung bezüglich der Markt­überwachungsmaßnahmen durch die EU und der nationalen Behörden. Aufgrund der Umsetzung der Verordnungen 765/2008/EU und 768/2008/EU entstehen zusätzliche und erweiterte Verantwortlichkeiten vor allem für Importeure (bzw. die Distribution).

In diesem Zusammenhang besonders aktuell: Nach Ablehnung der Regel­setzung des Produktbereichs 3 durch die EAR sowie dem Scheitern des Einspruchsverfahrens ist die Regelsetzung des Produktbereichs 3 aus dem Jahre 2005 nach wie vor in Kraft (inklusive des verschärften Anwendungs­bereichs auch für diverse Bauteile und Baugruppen).

Das Hauptaugenmerk der Stiftung EAR liegt zwar auf dem B2C-Geschäft - was bedeutet: Jeder Hersteller eines Geräts, das unter den Anwendungs­bereich des ElektroG fällt und in privaten Haushaltungen Verwendung findet (oder finden kann), muss sich entsprechend bei der Stiftung EAR registrieren. Allerdings sind auch u.a. Entwicklungsboards, Development Kits, die extern angeschlossen werden, oder externe Netzteile definitiv als Geräte anzuse­hen, primär allerdings unter dem Bereich B2B.

Dass ein solches Gerät auch im privaten Bereich auftauchen kann, eröffnet der zuständigen Behörde die Möglichkeit, dieses als „Dual-Use-Gerät" und somit als B2C-Gerät zu klassi­fizieren - mit allen daraus resultieren Verpflichtungen und Auflagen aus mitgliedsstaatlichen Gesetzgebungen und Auslegungen.

Die schlussendliche Festsetzung, in welche Kategorie ein Gerät fällt sowie die Klassifizierung in B2B oder B2C obliegt in Deutschland der Gemeinsamen Stelle (Stiftung EAR) im Rahmen des Registrierungs- oder Feststellungs­antrags durch den Hersteller / Importeur. Hierbei ist zu beachten, dass das Verbringen solcher Produkte innerhalb der EU-Länder als Export / Import gilt. Sollte der originäre Hersteller keine rechtliche Vertretung im Import- / Export-Land betreiben, übernehmen die Distributoren automatisch die Pflichten des Importeurs: Registrierung und haftungsrechtliche sowie umweltrechtliche Verantwortungen.

Die Geräte müssen (sofern keine Medizin- (Kategorie 8) oder Kontroll- und Mess-Instrumente (Kategorie 9)) RoHS-konform und ihre fachgerechte Entsorgung im Sinne des ElektroG gesichert sein. Weiterhin ist in der Neufassung der RoHS-Richtlinie (die voraussichtlich 2010 in Kraft tritt) vorgesehen, dass Produkte, die in den Anwendungsbereich fallen, das CE-Kennzeichen zur Bestätigung der RoHS-Konformität tragen.

Um eine weitere Kostenabwälzung auf die Distributoren zu verhindern, sind jetzt die Hersteller ultimativ aufgefordert, die Registrierung in den jeweiligen Länder (speziell bei der Stiftung EAR für Deutschland) vorzunehmen und sicherzustellen, dass die Geräte, wenn erforderlich, RoHS-konform gemäß Gesetz sind. Bereits heute schultert die Distribution einen erheblichen Kostenblock durch die Gesetze und Verordnungen wie u.a. RoHS, WEEE (ElektroG), Batteriegesetz, Verpackungsverordnung, bei denen der Distributor / Importeur wie ein Hersteller (sogenannter „fiktiver Hersteller") behandelt wird.

Die B2C Registrierung bei der Stiftung EAR beinhaltet das Erbringen einer insolvenzsicheren (Bank)Bürgschaft, um die Kosten für die fachgerechte Entsorgung zu tragen bzw. die kontrollierte Rückführung der Altgeräte durch die Hersteller sicherzustellen. Diese Registrierung der Hersteller / Geräte gemäß ElektroG ist umso wichtiger, als die zuständigen Behörden (UBA, Länderbehörden), beauftrage Behörden (Bundesnetzagentur) und die Gemeinsame Stelle (Stiftung EAR) bereits mit der Überwachung zur Ein­haltung von Registrierungspflichten als auch der daraus resultierenden Substanzverbote und Kennzeichnungspflichten beginnen.

Bei - auch unwissentlichem - Verstoß gegen diese Verpflichtungen muss man künftig mit Ordnungswidrigkeitsverfahren (Bußgeldern) oder - wesentlich gravierender - mit möglichen Vertriebsverboten und Produktrückrufen schon im Zuge der Anhörungsverfahren rechnen. Verstöße gegen die Meldepflicht können auch als Vergehen im Sinne des Gesetzes gegen unlauteren Wettbewerb betrachtet werden.